Dimanche 2 avril 2006
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La fonction "Commentaires" de Word 10 avril 06. Mise à jour du 20 avril 06
Notice pour l’utilisation de la fonction « Commentaires » et « Révision d’un document » de Word.
Cette fonction existe dès la version de Word 97. Il existe une fonction semblable sur l'excellent traitement de texte gratuit OpenOffice.
Elle permet de corriger et de commenter un document texte, avec possibilité de conserver l’état original du document ou d’accepter tout ou partie des corrections. Les commentaires sont distincts des notes et ne modifient pas la mise en page. On peut les imprimer séparément. Plusieurs commentateurs peuvent intervenir, ils sont identifiables dans le document.
Selon la version de Word, les commentaires peuvent apparaître dans une « bulle » dans la marge droite du document ou dans un « volet de révision » en bas du document. Les corrections suggérées apparaissent en couleur sur l’écran et sont en outre signalées par un trait vertical de couleur dans la marge gauche du document.
Pour activer cette fonction, placer le curseur en début de document et procéder aux opérations suivantes.
- Dans le menu « Affichage », pointer « Barres d’outils » et cocher « Révision ». Vous verrez apparaître la barre d’outils correspondante en haut du document, avec différentes fonctions que vous pouvez comprendre en passant la souris sur les icônes.
- Dans le menu « Outils », cocher « Suivi des modifications » ; ou bien dans la barre d’outils que vous venez de faire apparaître, cliquez sur l’icône rouge « Suivi des modifications ». Vous devez voir les trois lettres REV apparaître en contrasté dans la barre d’état tout en bas du document. Si ces trois lettres sont estompées, c’est que la fonction n’est pas activée, il faut de nouveau cliquer sur « Suivi des modifications » - c’est une fonction à bascule. Si vous avez reçu un texte corrigé et / ou commenté, vous verrez apparaître les corrections et commentaires. Pour les faire disparaître, cliquez de nouveau sur « Suivi des modifications ».
Si vous ne voyez pas apparaître les commentaires alors que cette fonction est activée, il faut double-cliquer sur un appel de commentaire (en général mes initiales CK suivies d'un numéro).
Selon votre version de Word, les commentaires apparaissent dans une fenêtre spéciale en bas de page (distincte de celles des notes de bas de page) ou bien dans des "bulles" en marge du texte. (choisir l'affichage en mode page). Les corrections apparaissent en couleur dans le texte et elles sont indiquées par un trait vertical dans la marge de gauche.
Pour le fonctionnement détaillé, et notamment pour commenter et corriger vous-même un document, pour imprimer les commentaires ou pour vous en débarrasser, reportez-vous à l’aide de Word. Les mots à taper dans l’aide sont :
« commentaires », « suivi modifications », « modifications ».
Pour se débarrasser des commentaires et corrections, il suffit de choisir "Refuser les modifications" dans le menu "Outils", "Suivi des modifications". Pour se débarrasser d'un seul commentaire, il faut le sélectionner et le "Refuser" de la même manière.
